Privacyverklaring

Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die Energie Prestatie Bureau verwerkt. Wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden gebruikt en zijn daarmee de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

• Energie Prestatie Bureau, gevestigd te Tilburg
• KvK-nummer: 99583585
• E-mail: info@energieprestatiebureau.nl
• Telefoon: 06 4868 2519

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Voor al uw vragen over privacy kunt u terecht bij bovenstaand e-mailadres.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om ons werk te doen. Afhankelijk van uw aanvraag gaat het om:

1. Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en – als u dat opgeeft – uw adres.
2. Gegevens over de woning: adres, postcode, bouwjaar, woningtype en de bouwkundige en installatietechnische kenmerken die wij tijdens de opname vastleggen.
3. Bewijsmateriaal uit de opname: foto's, schetsen, meetgegevens en plattegronden van de woning. Deze zijn verplicht voor het opnamedossier.
4. Correspondentie: wat u ons stuurt via het contactformulier, e-mail, WhatsApp of telefoon.
5. Administratieve gegevens: factuuradres, opdrachtgegevens en betaalgegevens.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of afkomst) en hebben die ook niet nodig.

Voor elke verwerking geldt een wettelijke grondslag uit de AVG:

1. Uitvoering van de overeenkomst. Wij hebben uw contactgegevens en de woninggegevens nodig om een afspraak te maken, de opname te doen, het energielabel of rapport op te stellen en u te factureren.
2. Wettelijke verplichting. Een geregistreerd energielabel moet worden aangemeld in EP-Online, het landelijke register van de Rijksoverheid. Daarnaast geldt een fiscale bewaarplicht voor onze administratie.
3. Gerechtvaardigd belang. Wij bewaren het opnamedossier zodat wij bij vragen, klachten of een controle kunnen aantonen hoe het label tot stand is gekomen, en zodat wij bij een herberekening na verduurzaming niet opnieuw hoeven op te nemen.
4. Toestemming. Alleen als u ons daar los om vraagt, bijvoorbeeld bij het plaatsen van een review of het gebruiken van foto's voor promotie. Toestemming kunt u altijd intrekken.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Wij delen niet meer dan nodig, en alleen met deze partijen:

1. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Het energielabel wordt met adresgegevens geregistreerd in EP-Online. Dit register is deels openbaar; het label is op adres opvraagbaar. Dit is een wettelijke verplichting.
2. Onze certificerende instelling. Voor de verplichte kwaliteitscontrole onder BRL 9500 kan een auditor het opnamedossier inzien, inclusief foto's en adresgegevens. De auditor heeft geheimhoudingsplicht.
3. Softwareleverancier. De berekening en het dossier worden vastgelegd in onze EPA-software.
4. Formspree Inc. Verwerkt de berichten die u via het contactformulier op deze website verstuurt. Deze partij is gevestigd in de Verenigde Staten; de doorgifte vindt plaats op basis van de standaardvoorwaarden en verwerkersafspraken van die dienst.
5. Onze hostingpartij en administratiekantoor. Voor het beschikbaar houden van de website en het voeren van onze boekhouding.
6. Uw opdrachtgever of makelaar. Alleen wanneer u ons daar opdracht toe geeft, bijvoorbeeld als de makelaar de opdracht heeft verstrekt.

Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij verstrekken uw gegevens verder alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht. Vragen hierover kunt u stellen via info@energieprestatiebureau.nl.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

1. Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden.
2. Opnamedossier, foto's en berekening: gedurende de geldigheidsduur van het energielabel (10 jaar). Zo kunnen wij bij een controle of een herberekening na verduurzaming aantonen hoe het label is opgebouwd.
3. Facturen en administratie: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
4. E-mail en WhatsApp-berichten: maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij ze onderdeel zijn van het dossier.

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of vernietigd.

Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysesoftware. Er wordt dus geen profiel van u opgebouwd en u hoeft geen cookiekeuze te maken.

Wel goed om te weten:

1. De lettertypen worden geladen via Google Fonts. Daarbij ziet Google uw IP-adres.
2. Als u het contactformulier verstuurt, gaat uw bericht via Formspree naar onze mailbox.
3. De WhatsApp-knop en de link naar onze Google-bedrijfspagina brengen u naar de website van die partijen. Daar gelden hun eigen privacyvoorwaarden.
4. Onze hostingpartij houdt standaard logbestanden bij voor beveiliging en storingen.

Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan:

1. De website werkt uitsluitend via een beveiligde https-verbinding.
2. Apparaten en accounts zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.
3. Dossiers worden opgeslagen in een afgeschermde omgeving met back-ups.
4. Alleen de EP-adviseur die de opdracht uitvoert heeft toegang tot het dossier.

Heeft u het idee dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op.

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

1. Inzage: opvragen welke gegevens wij van u hebben.
2. Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
3. Verwijdering: gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
4. Beperking en bezwaar: het gebruik van uw gegevens laten beperken of daartegen bezwaar maken.
5. Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
6. Intrekken van toestemming: als de verwerking op uw toestemming berust.

Een verzoek stuurt u naar info@energieprestatiebureau.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Let op: een eenmaal geregistreerd energielabel kunnen wij niet uit EP-Online verwijderen. Registratie is wettelijk verplicht en het register wordt beheerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@energieprestatiebureau.nl – dan lossen wij het samen op.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij andere software gaan gebruiken of als de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de versiedatum bovenaan.

Deze versie is van kracht sinds september 2026.